Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Verantwortlicher: der im Unterschriftenfeld genannte Geschäftskunde („Kunde“).

Auftragsverarbeiter: Eckhardt Media Solutions S.R.L., Strada Harmanului 24h, Tarlungeni, Rumänien, Fiskalcode (CUI) 50306295, Betreiberin von Unfictive („Unfictive“).

Unfictive verarbeitet personenbezogene Daten, um den Unfictive-Dienst nach den Allgemeinen Geschäftsbedingungen zu erbringen, solange der Kunde den Dienst nutzt und bis die Daten nach diesem Vertrag gelöscht oder zurückgegeben werden.

Art und Zweck: Speichern und Strukturieren von Briefings und Dateien, KI-gestützte Verarbeitung, Vorbereitung von Lieferantenanfragen, Lieferantenansprache auf Weisung des Kunden sowie Darstellung von Angeboten, Mustern und Bestellungen.

Arten personenbezogener Daten: Namen, geschäftliche Kontaktdaten und weitere personenbezogene Daten in Briefings, hochgeladenen Dateien, Nachrichten, Angeboten und Bestellaufzeichnungen.

Betroffene Personen: Mitarbeitende und Kontakte des Kunden sowie Lieferantenkontakte, die im Material des Kunden genannt werden.

Unfictive verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden, einschließlich der Freigabe einer vom Kunden genehmigten Lieferantenanfrage. Zur Verarbeitung der Daten befugte Personen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Unfictive setzt die im Anhang genannten technischen und organisatorischen Maßnahmen um, unterstützt den Kunden bei Anfragen betroffener Personen und bei seinen Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO und meldet dem Kunden eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich.

Der Kunde genehmigt die auf der Seite „Unterauftragsverarbeiter“ von Unfictive aufgeführten Unterauftragsverarbeiter. Unfictive informiert den Kunden, bevor ein Unterauftragsverarbeiter hinzugefügt oder ersetzt wird, und der Kunde kann aus berechtigten Gründen widersprechen. Unfictive erlegt jedem Unterauftragsverarbeiter Datenschutzpflichten auf, die diesem Vertrag gleichwertig sind.

Lieferantenanfragen werden auf Weisung des Kunden an Fabriken in China gesendet. Mitglieder des Unfictive-Teams in Shanghai, China, greifen auf eingereichte Projekte zu, um die Ansprache und Prüfung durchzuführen. Übermittlungen an Unterauftragsverarbeiter in den USA sind durch die Standardvertragsklauseln in deren Auftragsverarbeitungsverträgen und, soweit der Anbieter zertifiziert ist, durch das EU-US Data Privacy Framework abgesichert. Lieferantenanfragen gehen auf Weisung des Kunden nach China, weil dies für die vom Kunden beauftragte Leistung erforderlich ist (Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO). Teammitglieder in China handeln für Unfictive, nach dessen Weisungen und unter Vertraulichkeitspflichten; ihr Zugriff ist wie im Anhang beschrieben beschränkt.

Nach Beendigung des Dienstes löscht Unfictive die personenbezogenen Daten oder gibt sie nach Wahl des Kunden zurück, sofern nicht gesetzlich eine Aufbewahrung vorgeschrieben ist. Unfictive stellt die Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Einhaltung erforderlich sind, und ermöglicht angemessene Audits nach vorheriger Ankündigung. Die Haftung richtet sich nach den Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

• Daten bei der Übertragung werden mit TLS verschlüsselt; Projektdaten und Dateien werden in einem geschützten Speicher in Frankfurt, Deutschland, abgelegt.
• Kunden können nur die Daten ihres eigenen Unternehmens einsehen; Datenbankfunktionen laufen ausschließlich über den Server und prüfen den Zugriff bei jedem Aufruf erneut.
• Der Zugriff von Unfictive-Mitarbeitenden setzt ein individuelles Mitarbeiterkonto auf einer Zulassungsliste voraus und erstreckt sich nur auf Projekte mit eingereichter Anfrage.
• Als privat markierte Felder, etwa Zielpreise, werden Lieferanten standardmäßig vorenthalten; Freigaben sind eingefrorene, autorisierte Momentaufnahmen.
• Lieferantenangebote und -aktualisierungen werden ausdrücklich geprüft und veröffentlicht, bevor Kunden sie sehen.
• Der Missbrauchsschutz bei öffentlichen Formularen speichert nur gehashte Netzwerkkennungen.
• Produktnutzungsereignisse enthalten keine Kundeninhalte und laufen nach zwölf Monaten ab.

Kunde: Name, Anschrift, Unterzeichnender, Datum.

Unfictive: Eckhardt Media Solutions S.R.L., vertreten durch Vincent Eckhardt, Geschäftsführer, Datum.